Relatório Final do grupo ARQ|MÍDIA

1. Introdução

Nas páginas a seguir estão elencados os principais assuntos debatidos na disciplina Diplomática e Tipologia Documental no primeiro semestre de 2018. Conceitos importantes acerca do universo arquivístico são trazidos ao leitor para que haja a devida contextualização do específico conteúdo da disciplina. Este trabalho traz também um pouco da trajetória do grupo ARQ|MÍDIA ao longo do semestre, seus principais trabalhos e uma descrição do blog do grupo, ferramenta usada para transmitir as atividades e notícias acerca dos assuntos relacionados ao foco da equipe: vídeos do Youtube como documentos de arquivo.

2. Conceitos Arquivísticos

2.1 Documento de Arquivo

Podemos definir documento como qualquer informação associada a um suporte, sendo papel, fita magnética, HD externo, entre outros. Contudo, para que um documento seja considerado documento de arquivo é necessário que este sirva como prova de uma atividade para o produtor arquivístico.

2.2 Diplomática e Tipologia Documental

Dentre os vários estudos oferecidos pela área da Arquivologia, encontramos a Diplomática e a Tipologia Documental. Neste caso, Diplomática não tem correspondência direta com as relações internacionais. Na verdade, a diplomática arquivística estuda a estrutura formal e a autenticidade dos documentos de arquivo, isto é, se o documento foi produzido por quem detinha a competência para produzi-lo, dentro da estrutura documental definida. É por meio da diplomática que conseguimos estabelecer os elementos internos e externos que compõem o documento, com análise criteriosa que busca identificar também os sinais de validação e a condução correta do trâmite documental, desde a criação até a peça final.

A Diplomática ajuda a identificar o documento ao definir o que ele é. E para definir é preciso reconhecer as seguintes informações: a denominação da espécie, ou seja, o nome do documento, as características internas principais, isto é, como a informação está sendo utilizada e como ela se comporta, as características externas, tais como forma (rascunho, original, 2° via etc), formato (livro, folha avulsa etc), dimensões, suporte (papel, plástico, poliéster etc), gênero (textual, sonoro etc) e sinais de validação (carimbos, assinaturas, timbres, marca d’água, dentre outros).

De modo complementar à Diplomática, temos o estudo da Tipologia Documental, que busca entender o contexto do documento, reconhecendo a espécie e a função arquivística de cada um em relação ao produtor de arquivo. A junção da espécie documental com a função arquivística para o respectivo produtor arquivístico define os tipos/séries documentais.

2.3 Autenticidade e Veracidade

Autenticidade e a veracidade são conceitos distintos, apesar de complementares. Enquanto a autenticidade está ligada ao processo de produção do documento (se o documento foi produzido por quem tinha competência para produzi-lo dentro da estrutura própria para aquela atividade) e às características que dão legitimidade para que este cumpra sua função administrativa (os sinais de validação que podem ser  assinaturas, carimbos, marca d’águas, timbre). A veracidade é indicada pelo conteúdo genuíno e fidedigno da informação, se o documento é realmente aquilo que diz ser, com dados que correspondem à verdade.

 

3. O Grupo ARQ|MÍDIA

O grupo ARQ|MÍDIA, composto pelos alunos Danilo Reinaldo, Hugo Aguiar Novaes, Paulo Henrique Marra e Roberto Fleury Bueno foi formado logo no primeiro encontro de Diplomática e Tipologia Documental. No primeiro documento administrativo da instituição, a Ata de Reunião de Criação da Empresa ARQ|MÍDIA,  contávamos com mais uma integrante, a aluna Camila Ventura, que infelizmente precisou fazer uma pausa no fluxo acadêmico em função de uma viagem para o exterior. Desde então, o grupo seguiu a realização dos estudos e das atividades com apenas quatro integrantes.

3.1 Foco de Trabalho 

Desde o início, o grupo já tinha em mente trabalhar a relação entre vídeos do YouTube com a arquivística. Com o andamento das aulas, o foco foi sendo direcionado de acordo com as atividades propostas pela disciplina, sempre buscando aproximar e revelar os vínculos existentes entre documentos audiovisuais postados no Youtube e a arquivística.

3.2 O Blog

O blog foi uma exigência para facilitar a difusão das atividades requisitadas na disciplina. É uma ferramenta da web onde são publicados, regularmente, pequenos artigos (post) sobre temas específicos.  O blog ARQ|MÍDIA foi idealizado a partir dos modelos oferecidos pela Blogger, uma plataforma gratuita de blogs do Google. A partir de um template dinâmico, adaptável tanto para desktops quanto para dispositivos móveis, foram feitas adaptações de programação no código fonte para trazer um visual mais limpo. As modificações feitas permitem ao leitor uma navegação mais fácil e uma interface mais limpa (veja na imagem a seguir).

Sempre foi meta do grupo ARQ|MÍDIA desenvolver um blog com o design profissional, sempre com o auxílio de imagens expressivas e textos curtos e objetivos. Para dar forma a esse profissionalismo, o aluno Roberto Fleury Bueno desenvolveu a criação da marca ARQ|MÍDIA em conjunto com toda a identidade visual.

Print do blog ARQ|MÍDIA, que pode ser acessado pelo endereço https://arqmidiadtd.blogspot.com/

A boa navegabilidade do blog foi permitida a partir da criação de um menu principal, composto pelo seguinte botões:
- Home: permite a ida direta para a página inicial.
- Conheça: botão (tipo dropdown) que permite acessar um submenu com os itens: “Quem Somos”, “A Marca ARQ|MÍDIA” e “Ata de criação ARQ|MÍDIA”.
- Posts ARQ|MÍDIA: botão (tipo dropdown) que permite acessar um submenu com os itens: “Individuais” e “Coletivos”. Nestes subníveis encontram-se todos os posts dos integrantes do grupo separados por semanas de curso.
- Notícias: traz um conteúdo diferenciado, não expressamente solicitado pela disciplina de DTD, mas que detém relação direta com o foco do blog.
- Blogs Parceiros: botão (tipo dropdown) que permite acessar um submenu com os links diretos para os blogs discentes da turma 1/2018 de Diplomática, além do blog de DTD, onde boa parte da produção de conteúdo deveria ser postada.

Além do menu principal, foram criados um campo de pesquisa, cujo objetivo é permitir a realização de busca por conteúdo do blog, e um menu do tipo Slide, localizado ao lado da marca ARQ|MÍDIA, com informações dos integrantes e da disciplina.

4. Atividades Desenvolvidas

Ao longo do semestre, o professor André Porto solicitou inúmeras atividades, sempre buscando ter, como pano de fundo, os documentos produzidos pelo grupo ou pelo produtor arquivístico escolhido como foco do blog. Além das leituras pertinentes ao tema, foram solicitadas análises diplomáticas e tipológicas de documentos, elaboração de tabelas de classificação, criação de posts com conteúdo relacionado à Arquivologia, fluxogramas de processo documental e desafios dinâmicos para exercitar a criatividade. Dentre as atividades, destacamos três:

1ª atividade - Enganando Daniella, o objetivo da tarefa era discutir conceitos de autenticidade e veracidade. Cada grupo da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental devia publicar, no mínimo, dois documentos, sendo pelo menos um deles falso, e tentar enganar a especialista (arquivista e perita em fraudes Daniella Larcher) durante o processo de análise de documentos. Cada grupo deveria publicar, no mínimo, dois documentos, sendo pelo menos um deles falso. O grupo ARQ|MÍDIA optou por publicar três documentos: um atestado médico, uma nota fiscal e um voucher de uma empresa de cartão de crédito. A tática deu certo! Nos comentários do post, Daniella postou que o atestado médico e a nota fiscal eram falsos. A nota fiscal era realmente falsa, mas o atestado médico não! Como prêmio dessa atividade conseguimos um certificado de “enganar Daniella”. (Veja aqui e aqui)

2ª atividade - Cotidiano Arq|Mídia, onde foi proposto a criação de um documento que fosse (ao mesmo tempo) autêntico, porém inverídico. Grupo decidiu criar um documento fotográfico, que representava um reunião de trabalho dentro da nova sede da empresa. Porém, a sede da Arq|Mídia é na verdade a própria faculdade de ciência da informação FCI. Assim, por meio desta fotografia foi possível aplicar e explicar os conceitos de autenticidade e veracidade. (Veja aqui)

3ª atividade - Criação, por meio do Bizagi, de fluxogramas e trâmite de inserção de um vídeo no YouTube. O software é gratuito e possibilita criar a interface visual de processos. Dentre outras promessas, o software permite desenhar, diagramar, documentar e publicar o mapeamento de sistemas de produção. Uma ferramenta que auxilia na identificação de restrições e possibilidades de melhorias do fluxo. O trâmite, apesar de ser uma tarefa aparentemente simples, envolve um conjunto de ações importantes que definem a atividade do começo ao fim. Analisadas separadamente, as ações não mostram muito além daquilo que são, porém, quando observadas em conjunto, oferecem informações para um estudo mais aprofundado. A interface visual de mapeamento de processos torna possível a visualização ampla de todo fluxo processual, cujo resultado facilita a análise da atuação dos agentes envolvidos. (Veja aqui)

5. A Oficina

A oficina do grupo ARQ|MÍDIA mostrou como um vídeo produzido para o Youtube (foco do nosso trabalho), pode ser mais do que o produto que ele representa, ou seja, pode também ser um documento de arquivo. Mostramos que este mesmo documento de arquivo gera uma série diferente para cada produtor arquivístico. Lembrando que a série é definida pela junção da espécie documental à função arquivística para o produtor, quando se modifica o produtor arquivístico, a função arquivística também se modifica. Logo, as séries documentais serão diferentes entre os produtores arquivísticos, apesar de estarem arquivando documentos de arquivo semelhantes.
Apresentamos, para o público, as diferenças entre os conceitos de documento e documento de arquivo, conceitos de diplomática e a tipologia documental, para enfim chegar à explanação sobre a série documental, que foram os vídeos promocionais produzidos pela Vídeo WEB e postados no Youtube.

A VideoWeb, produtora de vídeos promocionais para mídias sociais, é uma empresa de Maceió que tem, em sua carta de serviços, a especialidade de criar e comercializar vídeos animados para clientes comerciais.

Realizamos as análises diplomáticas e tipológicas de um vídeo institucional promocional da empresa VídeoWeb e um vídeo criado para o cliente Mobigás. Na análise tipológica, mostramos como um mesmo vídeo, que tem uma função arquivística para o detentor da marca veiculada, pode desempenhar outra função arquivística para o site Youtube. Enquanto para os primeiros, a espécie documental exerce a função de registrar a realização de uma atividade de criação, para o Youtube, o mesmo arquivo tem a função provar/registrar a postagem de vídeo por um determinado usuário do site.

A tabela abaixo mostra a análise diplomática e tipológica da série documental enquanto faz parte do Fundo Vídeo WEB. O primeiro documento é um vídeo promocional feito pela VideoWeb para divulgar seus próprios serviços e o segundo é um vídeo promocional para o aplicativo Mobigás.

Fizemos a abordagem do trâmite documental da série escolhida por se tratar de um elemento essencial da análise diplomática. Ressaltou-se que, durante todo o trâmite, são gerados outras espécies documentais, tais como emails, orçamentos, roteiros, formulários de cadastro, briefings, comprovantes de pagamento, notas fiscais. Ao final, a título de curiosidade, foi passado ao público um vídeo sobre números e métodos de armazenamento dos vídeos no YouTube e todo processo feito para que aquele vídeo esteja disponível 24 horas por dia, sete dias por semana. 

5.1 Roteiro da Oficina

Criar um roteiro para a oficina foi muito útil para alguns aspectos, entre os quais destacamos a publicização do conteúdo a ser ministrado da oficina no material de divulgação do site, controle de tempo no dia da apresentação, para que a mesma não ultrapassasse o limite de 15 minutos estipulados pelo professor, além de servir como guia para os visitantes da oficina, que puderam acompanhar em tempo realmente a abordagem passo a passo. Na imagem abaixo está o roteiro da oficina apresentada pela ARQ|MÍDIA.

6. Conclusão

Não há como passar pelo estudo da Diplomática e da Tipologia Documental e sair como entramos. O modo como o professor André Porto Ancona Lopez ministra a disciplina, nos faz ter um olhar clínico sobre os documentos de arquivo. Aprendemos a questionar os produtores arquivísticos e os documentos que colocam sob o olhar analítico. Há muito mais informação em um documento do que aquilo que se vê em um olhar despretensioso. 

Percebemos que a análise diplomática pode ser aplicada a qualquer gênero documental. No foco do grupo ARQ|MÍDIA, inclusive, a análise diplomática dos vídeos pode contar ainda com um valioso elemento que não se encontra na maioria dos gêneros documentais: os metadados. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, os metadados são “dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender Dados e/ou preservar outros dados ao longo do tempo”. Estes elementos, juntamente com aqueles usados em uma análise diplomática mínima (nome do documento, elementos internos e externos, sinais de validação e trâmite) permitem ao profissional de arquivo analisar o objeto documental com bastante objetividade e obter como resultado uma conclusão que define a autenticidade dos documentos e a estrutura que os forma. 

De modo complementar, aprendemos a importância da Tipologia no estudo do contexto documental, base dos princípios que regem os arquivos. Sem a Tipologia Documental outras atividades arquivísticas ficam amplamente prejudicadas. O caso mais emblemático talvez seja o processo de classificação documental. Sem a correta aplicação do estudo tipológico dos documentos de um arquivo, a classificação fica comprometida. Sem um correta classificação documental, o processo de busca e recuperação das informações, objetivo da arquivística, fica comprometido. Prova-se o quão importante é o estudo da disciplina Diplomática e Tipologia Documental para o futuro profissional de arquivo. Sem aquela, este estará fadado ao não questionamento e a replicação de métodos que comprometem o exercício da função arquivística, que podemos definir como um desencadeamento sistemático de erros. 

 

7. Referências Bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005, Publicações Técnicas, n. 51.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002.

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). - CAP. 1.

LARCHER, D. Análise de documentos em um contexto bancário. Diplomática e tipologia documental UnB: de re-diplomatica, novos usos à antiga arte. 09/08/2012.

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LOPEZ, A. Princípios arquivísticos e documentos digitais. Arquivo Rio Claro, Rio Claro, v. 2, p. 70-85, 2004.