Fluxogramas de produção documental

Olá, amigos!

Todos nós sabemos que qualquer tipo de atividade desempenhada ao longo da vida possui um começo, um desenvolvimento e uma finalização, mesmo que estes não representem, necessariamente, as metas planejadas inicialmente. Na maioria das vezes, as etapas das atividades são organizadas automaticamente no campo mental, sem a necessidade de colocá-las no papel. Isso desburocratiza a tarefa e promove a simplificação e a agilidade. Pelo menos é assim na maioria das atividades cotidianas.

Todavia, quando o que está em jogo são atividades mais complexas, que envolvem vários agentes e/ou etapas distintas, é necessário conhecer a cadeia de processos. Por meio desta, é possível compreender, com exatidão, os estágios essenciais para o desenvolvimento de um trabalho eficiente e eficaz.

O foco do blog ARQ|MÍDIA é analisar as relações da Arquivística com o serviço prestado pelo site Youtube. O processo de inserção de um vídeo no site, apesar de ser uma tarefa aparentemente simples, envolve um conjunto de ações importantes que definem a atividade do começo ao fim. Analisadas separadamente, as ações não mostram muito além daquilo que são, porém, quando observadas em conjunto, oferecem informações para um estudo mais aprofundado. A interface visual de mapeamento de processos torna possível a visualização ampla de todo fluxo processual, cujo resultado facilita a análise da atuação dos agentes envolvidos.

O Bizagi é um programa gratuito que possibilita criar a interface visual de processos. Dentre outras promessas, o software permite desenhar, diagramar, documentar e publicar o mapeamento de sistemas de produção. Uma ferramenta que auxilia na identificação de restrições e possibilidades de melhorias do fluxo.

Na figura 1, o Bizagi foi usado para esquematizar o fluxograma de produção documental para o Youtube. Apesar das variações ou etapas extras que possam surgir no meio do caminho, a estrutura mostrada abaixo define o passo a passo a ser percorrido, desde a escolha do documento até o compartilhamento no site.

Figura 1

Na figura 2, está representado o fluxo universal de produção documental para o blog ARQ|MÍDIA. Apesar de ser impossível definir um modelo único que contemple todos os processos, é possível chegar a um mapeamento básico, que servirá de norteador para futuras aplicações e planejamentos. 

Figura 2

Para entender melhor o exemplo dado na figura 2, aplicamos o fluxograma universal no processo de produção documental da foto-legenda "Cotidiano ARQ|MÍDIA". A primeira alteração que se nota é a existência de dois agentes envolvidos no processo: Professor e ARQ|MÍDIA. Por se envolverem na produção documental da foto-legenda de maneira e em momentos distintos, os executores ficam em linhas separadas, o que facilita a identificação visual da alternância da responsabilidade de agir em cada etapa do processo. Outra alteração em relação ao modelo básico são as etapas específicas do processo de produção da espécie "foto-legenda", como a produção da fotografia e a criação da legenda. Caso o modelo fosse aplicado à produção documental de uma Ata de Reunião, veríamos etapas que não estão descritas a figura 3, como por exemplo o colhimento de assinaturas dos presentes à reunião.

Figura 3

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Até breve!