Análise diplomática da serie documental

Diplomática, em sentido moderno, significa ciência que estuda documentos arquivísticos, foi pensada visando suprir a necessidade de analisar criticamente os documentos que podiam ser falsos. Documento de arquivo é a informação registrada independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

A aplicação da Diplomática pode ser feita de duas formas: a primeira é por meio da análise dos elementos externos e elementos internos do documento, ou seja, do estabelecimento dos metadados necessários a serem capturados, gerenciados e preservados para que o documento possa ter sua autenticidade preservada ao longo do ciclo vital; e a segunda é a partir de uma aplicação conceitual da disciplina, notadamente na definição do que é um documento autêntico e confiável, por exemplo.

Aqui levaremos em conta a primeira forma, uma análise externa e interna dos documentos:

• ·     Os caracteres ou elementos externos, extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação.

• ·     Os caracteres ou elementos internos, intrínsecos, substantivos ou de substância têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua proveniência e função.

Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados, falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substância, como os dois polos constituintes do documento, indispensáveis para que se concretize sua produção, vigência, uso e guarda. E tanto sua classificação como sua descrição serão eficazes, caso se considere essa realidade.

A estrutura corresponde a todo o substrato necessário à elaboração do documento, seja nos aspectos mais materiais, seja nos menos palpáveis. De qualquer forma, representa o arcabouço a receber, ou não, o seu devido conteúdo.

A substância é a essência, a razão de existir do documento, o conteúdo que o tornará único no seu contexto de produção e utilização.

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·        Serie documental Analisada: Vídeo Institucional da Vídeo WEB.

Elementos intrínsecos

Autor: Vídeo WEB

Destinatário: Público em geral

Data: N/A

Local: Estúdio VídeoWeb

Sinais de validação: Logomarca VídeoWEB, claquete digital com informações do produtor.

Assunto: Divulgação de prestação de serviço.

Elementos extrínsecos

Tipo: Vídeo institucional para registro divulgação da VídeoWeb

Gênero: Audiovisual

Suporte: HD externo

Forma: Cópia

Formato: Digital

Apresentação: Multimídia

·        Serie documental Analisada: Vídeo promocional do aplicativo Mobigás. 

Elementos intrínsecos

Autor: VídeoWeb

Destinatário:  Mobigás

Data: N/A

Local: Estúdio VídeoWeb

Sinais de validação: Logomarca Vídeoweb, logomarca Mobigás, claquete digital com informações do produtor e do destinatário.

Assunto: Vídeo de promoção do aplicativo Mobigás.

Elementos extrínsecos

Tipo: Vídeo promocional para registro de divulgação do aplicativo Mobigás

Gênero: Audiovisual

Suporte: HD externo

Forma: Copia

Formato: Digital

Apresentação: Multimídia


TRÂMITE

Para entender o trâmite das séries documentais analisadas acima, foi criado um fluxograma de produção de vídeo para mostrar as etapas envolvidas no processo. Note que, durante o fluxo, vários documentos de arquivos são criados. Para conhecer um pouco mais sobre o Plano de Classificação Tipológico dos arquivos da Vídeo WEB, clique aqui.

Referencia Bibliográfica:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005, Publicações Técnicas, n. 51.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. – São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial do Estado, 2002.