Definição e diferenças dos conceitos imbricados na tipologia documental.

Arquivologia é uma ciência que utiliza bastante o uso de conceitos, termos e significados que podem ser estranhos ou de não conhecimento de todos. Assim, o grupo ARQ|MÍDIA traz uma pequena explicação, baseada nos escritos da pesquisadora Heloísa Bellotto e no Dicionário de Terminologia Arquivística explicando alguns desses conceitos e termos utilizados na Arquivologia e principalmente na  tipologia documental.

a) Espécie e Tipo:
Segundo Bellotto, espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas e que obedece a fórmulas convencionadas. E de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.
Exemplo: Ou seja, é dizer se o documento em questão é um ofício, carta, ata, memorando, boletim. É estabelecer o que o documento é.

O tipo documental, segundo Bellotto, é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. Para o Dicionário de Terminologia Arquivística é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
Exemplo: É você atribuir à espécie documental uma atividade administrativa e estabelecer sua função/razão funcional naquela instituição. Às espécies documentais citadas anteriormente, podemos atribuir uma função/atividade, como ata de reunião, carta de apresentação, boletim de ocorrência. É estabelecer o que o documento é e para que ele serve.

b) Série e Tipo:
A série documental é definida como a subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística.
Exemplo: Ou seja, é um conjunto de documentos de mesma espécie documental reunidos por exercerem a mesma função ou atividade dentro do órgão.

c) Arquivo e Coleção:
A palavra "arquivo" possui vários significados, podendo se referir à instituição ou serviço que faz a custódia de documentos, as instalações onde estes arquivos funcionam, o móvel destinado à guarda de documentos, mas o principal conceito é o de Arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos ou por entidades privadas pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte e ele é responsável também pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração.
Exemplo: Arquivo Nacional, Arquivo Público, Arquivo Central.

Coleção atribui-se a um conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente, e por este motivos foram reunidos e ordenados e têm como objetivo serem expositivos, não tendo ligação com as atividades ou funções que desempenham.
Exemplo: Coleção de Livros, Filmes, fotografias.

d) Classificação e Plano de Classificação:
Classificação é o processo que dispõe um determinado conjunto de elementos de uma forma ordenada de acordo com suas semelhanças visando uma forma que facilite a sua posterior identificação, localização e consulta.

O plano de classificação é o instrumento utilizado na arquivística para separar os documentos em classes, sub-classes, grupos e sub-grupos levando em conta suas funções e sub-funções de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição de analise do arquivo por ela produzido.
Exemplo: A classificação feita após analise da documentação, é seguida da constituição de um plano de classificação buscando separar e alocar os documentos numa estrutura própria e específica facilitando a identificação, localização e consulta dos mesmos.

e) Autenticidade e Veracidade:
Autenticidade e a veracidade são conceitos distintos, apesar de complementares. Enquanto a autenticidade está ligada ao processo de produção do documento e às características que dão legitimidade (sinais de autenticidade) para que este cumpra sua função administrativa, a veracidade é indicada pelo conteúdo genuíno e fidedigno da informação.
Exemplo: Foto-legenda produzida pelo grupo ARQ|MÍDIA.

Por que o documento É AUTÊNTICO?
Porque apresenta sinais de autenticidade. Foi produzido pela equipe ARQ|MÍDIA e, na imagem, são identificados os integrantes Danilo Reinaldo, Hugo Novaes e Paulo Henrique Marra. Ademais, o documento seguiu todo o trâmite de produção e aprovação, além de estar veiculado no blog oficial do grupo ARQ|MÍDIA. A junção desses atributos dá autenticidade ao documento, pois foi produzido por quem detêm a competência para essa finalidade.

Por que o documento NÃO É VERÍDICO?
Por trazer informações que não descrevem a realidade. O grupo ARQ|MÍDIA não possui uma sede física, com sala de reunião, onde seria possível realizar os encontros semanais como o apresentado na imagem. Somam-se a essa informação inverídica, os cargos dos integrantes do grupo. Danilo Reinaldo não é programador visual, Hugo Novaes não é diretor de arte e Paulo Henrique Marra não é editor de conteúdo.

Referência Bibliográfica:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005, Publicações Técnicas, n. 51.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002.

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